সরকারি কাজে মন্ত্রী, প্রতিমন্ত্রী ও উপমন্ত্রীদের দেশি-বিদেশি সফরের ব্যয় পরিশোধ ও অগ্রিম অর্থ সমন্বয়ের ক্ষেত্রে নতুন নিয়ম চালু করেছে সরকার। এখন থেকে প্রয়োজনীয় কাগজপত্র ও প্রমাণপত্র ছাড়া কোনো ভ্রমণ বিলের অর্থ ছাড় করা হবে না।

এ বিষয়ে গত বৃহস্পতিবার (৩ সেপ্টেম্বর) একটি বিশেষ পরিপত্র জারি করেছে মন্ত্রিপরিষদ বিভাগ। সরকারি অর্থ ব্যবস্থাপনায় শৃঙ্খলা আনা এবং ভ্রমণ বিল নিষ্পত্তিতে জটিলতা কমাতেই নতুন নির্দেশনা দেওয়া হয়েছে।

পরিপত্র অনুযায়ী, সরকারি দায়িত্ব পালনের জন্য মন্ত্রী, প্রতিমন্ত্রী ও উপমন্ত্রীরা দেশের বিভিন্ন এলাকা এবং বিদেশে সফর করেন। এসব সফরের ব্যয় নির্বাহে মন্ত্রিপরিষদ বিভাগের মন্ত্রিগণ বিষয়ক ইউনিট থেকে অর্থ বরাদ্দ দেওয়া হয়। সফরের আগে অগ্রিম অর্থ নেওয়া অথবা সফর শেষে প্রকৃত ব্যয় পরিশোধের জন্য সংশ্লিষ্ট মন্ত্রণালয় বা বিভাগকে বিল পাঠাতে হয়।

কিন্তু প্রয়োজনীয় দলিল সংযুক্ত না থাকায় অনেক সময় এসব বিল নিষ্পত্তিতে সমস্যা তৈরি হয়। এ কারণে নতুন নির্দেশনায় বিলের সঙ্গে কোন কোন নথি দিতে হবে, তা স্পষ্ট করে দেওয়া হয়েছে।

নতুন নিয়মে ভ্রমণকারী মন্ত্রী বা প্রতিমন্ত্রীর স্বাক্ষর ও সিলযুক্ত বিলের সঙ্গে প্রয়োজনীয় কাগজপত্র সংযুক্ত করতে হবে। বিদেশ সফরের ক্ষেত্রে সরকারপ্রধান অনুমোদিত সারসংক্ষেপ এবং সংশ্লিষ্ট মন্ত্রণালয় বা বিভাগের জারি করা অফিস আদেশের কপি দিতে হবে।

যাতায়াত ব্যয়ের ক্ষেত্রে ভাড়ার প্রকৃত অঙ্ক উল্লেখ থাকা টিকিট জমা দিতে হবে। আকাশপথে ভ্রমণ করলে টিকিটের পাশাপাশি বোর্ডিং পাসও দিতে হবে। এর সঙ্গে অনুমোদিত ভ্রমণ বিবরণী ও সফরসূচি সংযুক্ত করা বাধ্যতামূলক।

হোটেলে অবস্থানের খরচ দাবি করলে প্রকৃত পরিশোধিত বিলের মূল কপি বা গ্রহণযোগ্য প্রমাণপত্র দিতে হবে। বিদেশি মুদ্রায় কোনো ব্যয় করা হলে সংশ্লিষ্ট মুদ্রার বিনিময় হারের তথ্যও বিলের সঙ্গে সংযুক্ত করতে হবে। অন্যান্য আনুষঙ্গিক খরচের ক্ষেত্রেও ভাউচার বা যথাযথ প্রমাণপত্র জমা দিতে হবে।

সরকারপ্রধান অনুমোদিত সফরের সময়সীমা শেষ হওয়ার পর কোনো মন্ত্রী বা প্রতিমন্ত্রীকে অতিরিক্ত সময় বিদেশে বা দেশের বাইরে অবস্থান করতে হলে নতুন করে অনুমোদন নিতে হবে। অনুমোদিত সময়ের বাইরে অবস্থানকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে বৈধ সফর হিসেবে বিবেচনা করা হবে না।

অগ্রিম অর্থ নেওয়ার ক্ষেত্রেও নির্ধারিত সময়সীমা অনুসরণ করতে হবে। সফর শেষে এক মাসের মধ্যে অগ্রিম অর্থ সমন্বয়ের বিল জমা দিতে হবে। এ বিষয়ে অর্থ বিভাগের সর্বশেষ নির্দেশনা কার্যকর থাকবে।

কোনো মন্ত্রী বা প্রতিমন্ত্রীর আগের সফরের অগ্রিম অর্থ নির্ধারিত সময়ের মধ্যে সমন্বয় না হলে পরবর্তী সফরের জন্য নতুন করে অর্থ বরাদ্দ দেওয়া হবে না। পাশাপাশি বিল যাচাই, প্রক্রিয়াকরণ ও অর্থ ছাড়ের জন্য পর্যাপ্ত সময় রেখে বিল জমা দেওয়ার নির্দেশ দেওয়া হয়েছে।

নতুন নির্দেশনায় বিল জমার ক্ষেত্রেও পরিবর্তন আনা হয়েছে। এখন মূল কপিসহ মোট তিন সেট বিল দাখিল করতে হবে। বিলের সঙ্গে সংযুক্ত সব ফটোকপি যথাযথভাবে সত্যায়িত হওয়া বাধ্যতামূলক।

মন্ত্রিপরিষদ বিভাগ জানিয়েছে, যথাযথ কর্তৃপক্ষের অনুমোদন নিয়ে নতুন পরিপত্রটি জারি করা হয়েছে। এর ফলে গত বছরের ৪ মে জারি করা এ-সংক্রান্ত আগের পরিপত্রটি বাতিল ও প্রতিস্থাপিত হবে। নতুন নির্দেশনা জারির দিন থেকেই কার্যকর হয়েছে।